Der PM-Prozess (F4)

Bevor man sich in die Details des Projektmanagement begibt, sollte das große Ganze klar sein. Wie beginnt ein Projekt und wie endet es? Auch nicht ganz nebensächlich ist natürlich die Frage nach dem „Dazwischen“!

Unsicherheiten im Projektablauf reduzieren

Skeptiker sehen in der Projektplanung lediglich das Ersetzen der Unsicherheit durch den Irrtum. Im Grunde haben sie dabei sogar ein wenig Recht. Es geht in der Tat darum, die Unsicherheit im Projektablauf zurückzudrängen. Dass man sich hierbei auch irren kann ist menschlich, sollte aber nicht als Ausrede missbraucht werden, nun gar nicht mehr zu planen.

Es gibt gute Gründe, warum eine Projektplanung wichtig ist: Zunächst zwingt uns der Planungsprozess dazu, den Projektablauf und mögliche Projektrisiken zu durchdenken. Damit lassen sich vorhersehbare Konflikte ausschließen, was wiederum Luft für den Umgang mit unvorhersehbaren Problemen schafft.

Die Projektplanung ist auch Voraussetzung für die spätere Projektsteuerung. Wenn der Status Quo unbekannt ist, kann keine Abweichung erkannt und nicht rechtzeitig interveniert werden.

Dazu noch folgendes Beispiel: Wenn eine Wanderung durch ein Gebirge ohne Route durchgeführt wird, kann stets behauptet werden, auf dem richtigen Weg zu sein. Allerdings lassen sich damit keine ehrgeizigen Bergtouren absolvieren. In diesem Fall ist der Weg das Ziel. In Projekten sollte es allerdings umgekehrt sein. Der Weg dient der Erreichung eines vereinbarten Zieles.

 

Bessere Kommunikation durch Projektplanung

Auch die Kommunikation lässt sich mit einer Projektplanung wesentlich effizienter gestalten. Egal ob im Team oder in Richtung Auftraggeber: Der Weg ist für alle transparent, alle fühlen sich eingebunden und haben einen entsprechenden Kenntnisstand in Bezug auf das Projekt. Zudem gibt es auf diese Art und Weise wesentlich mehr Personen, die auf Abweichungen und Gefahren im Projektablauf hinweisen können. Dieses Feedback ist für den Projektleiter hilfreich, da sich eine gefährliche Situation nicht immer direkt erschließt.

Wie viel Zeit ich in die Projektplanung investieren sollte und wie man am besten vorgeht, wird in den Videos zur Projektplanung in der Rubrik Projektprozess erklärt.

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